10 המרכיבים להובלת שינוי ארגוני מוצלח

 "השינוי הוא הקבוע היחיד בחיים", כפי שהכריז בתבונה הפילוסוף היווני הרקליטוס, ובשום מקום זה לא ברור יותר מאשר בתחום הארגונים. כדי לנווט בהצלחה במים הסוערים של שינוי ארגוני, מנהיגים חייבים לאמץ גישה הוליסטית המתחשבת בגורמים מכריעים שונים למעבר חלק. אז שאלנו את לירון פורת , מלווה ומובילה תהליכי שינוי בארגונים, מהם 10 המרכיבים שלטעמה הם קריטיים להצלחה של הובלת שינוי בארגון.

קבלו את עשרת הנבחרים:
מנהיגות וחזון חזקים: שינוי ארגוני מוצלח דורש מנהיגות מחויבת ומסוגלת. אנחנו כמנהיגים, כמנכ"לים וההנהלה הבכירה של החברה חייבים להיות בעלי חזון ברור לתמונת העתיד של הארגון, לתקשר אותו ביעילות לכל מחזיקי העניין ולהוביל בדוגמה אישית. אנחנו צריכים לעורר השראה ולהניע את העובדים שלנו לאמץ את השינוי ושכולם יכוונו להשגת המטרה המשותפת.

תקשורת ברורה ומשכנעת: תקשורת פתוחה ושקופה חיונית לאורך תהליך השינוי. העובדים שלנו צריכים להבין את הסיבות מאחורי השינוי, מה זה אומר עבורם באופן אישי, וכיצד הוא מתיישב עם המשימות שלהם ביום יום. טיפול בחששות בדרך של "שולחנות עגולים" / "קבוצות מיקוד" ומתן עדכונים שוטפים יכולים לסייע בהפחתת ההתנגדות ואי הוודאות. כאן לירון מדגישה כי המנהלים צריכים לא רק לדבר את השינוי, אלא גם לעשות אותו, כמו שנאמר "walk the talk".

מעורבות: שילוב העובדים בתהליך השינוי חיוני להצלחה וגורם להם להרגיש משמעותיים. חשוב לייצר מעורבות ושיתוף של העובדים שלנו בשלב מוקדם, לערב אותם בקבלת החלטות בכל מקום וסיטואציה אפשרית. כאשר העובדים מרגישים שהם לוקחים חלק פעיל בשינוי, סביר יותר שהם יתמכו בו. פרקטיקה שמאוד שכיחה לטובת העניין הוא לייצר קבוצות מיקוד או קבוצות הובלה ולשלב בהם מנהלים מכל סולם הדרגות כך שיובילו ויהיו אחראים על חלק מהתהליך, משמע לתת להם אחריות על הובלת חלק מהתהליך.

תכנון נכון והקצאת משאבים: תוכנית מוגדרת ומובנית היא מאוד חשובה וקריטית לתהליך. עוד בשלב הראשוני יש להגדיר את היעדים הספציפיים, ציר הזמן ואבני הדרך של תהליך השינוי. חשוב להקצות את המשאבים הדרושים, כגון תקציב, זמן וכוח אדם, על מנת לתמוך ביישום וכמובן לעקוב אחר ההתקדמות ביעילות. לירון משתפת שאחד מהמוקשים המרכזיים בתהליך שכזה (שברוב המקרים דורש משאבים נוספים) הוא הציפיה של ההנהלה להוביל את התהליך עם אותם המשאבים. כלומר, מבחינת השטח כלום לא השתנה מלבד שיש עוד תהליך משמעותי להוביל ברמת הארגון. זה יכול להיתפש לא פעם בעיני המנהלים והעובדים שהתהליך אינו מספיק חשוב בשביל שיוקצה לו הזמן והמשאבים הנדרשים.

טיפול בהתנגדות וחסמים: שינוי פוגש פעמים רבות התנגדות של עובדים שרגילים לסטטוס קוו. "חשוב למפות את השטח" אומרת לירון, להבין מיהם המנהלים והעובדים שיכולים לטרפד את התהליך ולהכניס "מקל בגלגלים", מהן אותן נקודות התנגדות אפשריות ולטפל בהן באופן יזום באמצעות מפגשי 1:1, מפגשים קבוצתיים ("שולחן עגול") כמו גם "גיוס" מנהלים מתנגדים להיות מובילים בתהליך עצמו עם אחריות רחבה יותר שתינתן להם.

איתור סוכני שינוי: הקמת צוותים של סוכני שינוי ומובילי דעה (כמו גם מתנגדים צפויים כפי שהוזכר בסעיף הקודם) שיכולים להשפיע באופן משמעותי על הצלחת תהליך השינוי.

גמישות ויכולת הסתגלות: צריך לזכור, שינוי רק לעתים רחוקות הולך בדרך ליניארית וייתכנו אתגרים בלתי צפויים. חשוב מאוד לבקר את השינוי, "לבדוק דופק" ולהבין האם אנחנו בדרך הנכונה, האם ישנן התנגדויות שיכולות לעצור את התהליך וכיצד להתמודד איתם. חלק נכבד מתפקידם של "סוכני השינוי" הוא להביא את רוח העובדים מהשטח אל ההנהלה – וכדאי מאוד להתייחס לכך ברצינות.

חוגגים הצלחה ואבני דרך: הצלחות קטנות מובילות להצלחות גדולות. זיהוי ותגמול ההתקדמות יכול לחזק משמעותית את ההיבטים החיוביים של השינוי ולהניע את העובדים להמשיך במאמצים.

למידה ושיפור מתמיד: הערך הזה חייב להיות בכל ארגון ללא קשר להובלת תהליכי שינוי, כמו שלירון מכנה זאת "יצירת DNA של התייעלות בארגון". מכיוון שבתהליך שינוי יש המון תתי תהליכים שחלקם עדיין לא "מושחזים" היטב או מוטמעים היטב, יש חשיבות כפולה להיות פתוחים ללמידה ושיפור מתמיד. חשוב מאוד להעריך את תהליך השינוי באופן קבוע, לאסוף משוב מבעלי עניין לגבי תהליכים שעובדים וכאלה שאינם עובדים ומייצרים תחושת waste ודרושים שיפור ולהשתמש במידע הזה בכדי לחדד את הגישה והדרך. יש לא מעט ארגונים שגם מעניקים פרסים ליחידות/מחלקות שבהם נראתה למידה משמעותית ושיפור משמעותי של תהליכים קיימים.

שמירה על השינוי: החוכמה האמיתית היא לדעת לשמר את מה שרצינו להשיג לשנים קדימה. הארגונים שמבינים את חשיבות העניין ושיש כאן השקעה בלשמר שמגדירים "שומרי סף" בדמות צוותי היגוי ובקרה שכל מטרתם לוודא שאכן אנחנו ממשיכים להתנהל בהתאם לשינוי.