הפקת כנסים עסקיים – 5 הטיפים שלנו

הפעם אנחנו רוצים להכניס אתכם אל מאחורי הקלעים ולחלוק אתכם את 5 הטיפים שלנו להפקת כנסים עסקיים. לשם הכנת המאמר ביקשנו להיפגש עם חני משולם, בעלים של חברת ההפקות "פרוצ'י", חברה ותיקה בעולם ההפקות של כנסים עסקיים, ארגון כנסים לחברות והפקת אירועי חברה על מנת להביא לכם את 5 הטיפים הטובים ביותר להפקת כנס עסקי מושקע ואיכותי.

התחילו לתכנן בזמן

אחד הדברים החשובים להצלחת הכנס הוא ניהול נכון של הזמן. בהתאם לגודל ומורכבות הכנס כך ייקבע כמה זמן יידרש לכם על מנת לארגן אותו. עבור כנס עסקי קטן יידרשו לכם כחודשיים לצורך הכנה ועבור ארגון כנס גדול יידרשו לכם בדרך כלל כארבעה עד חמישה חודשים.

זמן ההכנות נועד לחשוב על הקונספט, לבחור את המקום הנכון, לבחון את נותני השירות השונים, לעבור על החוזים ולהיכנס לפרטים הקטנים ביותר. בפועל תרצו להתחיל מההחלטות הגדולות ביותר ולאט, לאט להתקדם לקטנות. הדבר הראשון שתצטרכו לחשוב עליו הוא נושא הכנס, המטרה שלו ובהתאם תוכלו לבחור את המקום.

לאחר שיהיה לכם מקום, תוכלו לשמוע מנותני שירות בתחום ההסעדה, המוזיקה והמופעים. לבסוף, תתכננו את ההזמנות לכנס, תחשבו על עיצוב השלטים במקום, תדאגו לפחות לצלם אחד (תלוי בגודל המקום ומספר המוזמנים) ותוודאו כי המשתתפים יצאו עם מזכרת מיוחדת מהאירוע.

קבעו את הנושא המרכזי

כל כנס שונה ולכן אחת ההחלטות הראשונות שתצטרכו לקבל נוגעת לנושא המרכזי. עליכם לחשוב מה המטרה של הכנס. האם אתם מתכוונים להשיק מוצר או שירות חדש? אולי אתם מתכוונים להביע את ההערכה שלכם לעובדים ולשותפים שלכם? אתם צריכים לקבוע מה מרכז האירוע ולבנות סביבו את הכנס.

לצד המטרה תוכלו לקבוע נושא מרכזי שהוא למעשה ייצור את האווירה של הכנס. הנושא יעזור לכם גם למתג את הכנס כשהשלטים, ההזמנה ואפילו צבעי המפות של השולחנות יוכלו להתאים למיתוג המתבקש. גם אם מדובר בכנס שנשמע "סטנדרטי" כמו מינגלינג או השקה, יש ליצור את האווירה המתאימה ולתת למשתתפים תחושה של ייחודיות מהרגע בו הם ישמעו עליו ועד שהוא יסתיים.

אם אתם תוהים כיצד לבחור את הנושא המרכזי, תוכלו לעשות זאת בהליך חשיבה על המטרה. הגדירו מה תרצו שהמשתתפים ירגישו ועם מה הם יצאו מהכנס. העמיקו בתחושות אלו וחשבו כיצד תוכלו להפוך אותן למציאות. נקודה נוספת שיש להתחשב בה היא העלויות כשעליכם להגדיר מראש את התקציב ולבחון האם מה שחלמתם עליו יכול להתממש במסגרתו.

הקדישו מחשבה רבה לחשיפת האירוע

עליכם לזכור כי הכנס הוא הרבה יותר מרגע. תרצו ליצור ציפייה לקראתו לדאוג לכל פרט בדרך. מהרגע שאתם חושבים על הכנס, דאגו להודיע לאנשים הרלוונטיים כי אתם מארגנים אותו. אתם לא צריכים לחשוף את כל הפרטים, אך כן לבנות ציפייה ואפילו לשחרר רמזים בנוגע למיקום, לנושא ולמה שעומד להיות.

בנוסף, דאגו לרגע חשיפה לכנס בצורה מסודרת כך שלא תפספסו אף מוזמן. אם יש צורך להדפיס הזמנות, דאגו לכך מראש וכמובן עצבו את ההזמנות כך שיהיו תואמות לנושא המרכזי. במקביל, דאגו לשלוח הזמנות למי שצריך לאימייל וכן לפתוח אירוע ברשת החברתית.

אתם לא צריכים שכולם יידעו על הכנס שלכם אך אלו שכן יוכלו לסמן שהם משתתפים ברשת וכך חבריהם ייראו את מי הם צפויים לראות. ניהול נכון של הכנס ברשת יכלול העלאת תמונות לאורכו ובוודאי שלאחריו. המשתתפים שאישרו את ההגעה שלהם יוכלו להיכנס לרשת ולראות את התמונות שצולמו במהלך הכנס.

שימו לב לכל פרט (כי המשתתפים ישימו לב)

הפקת כנסים עסקיים מחייבת אתכם לחשוב על כל פרט. מהמקום ועד למיתוג. עליכם לשים לב לנותני השירות שלכם, לבחור את המתאימים ביותר ולבדוק כי הם מנוסים בתחום ושיש עליהם המלצות. עליכם להקפיד לקרוא את החוזים ולחתום עליהם לאחר שאתם בטוחים כי כל נותני השירות ידאגו שהכנס שלכם יהיה מוצלח.

עליכם לחשוב על החוויה של המשתתפים, מרגע ההזמנה ועד שהם יחזרו לביתם. אם בחרתם במקום מרוחק, יתכן ותרצו לחשוב גם על הסעה לכנס. אתם רוצים לוודא כי לאורך כל הדרך יהיה למוזמנים מה לעשות, שיהיו בכנס רגעים מיוחדים ולשם כך לדאוג לחלק ההתכנסות (יכול להיות נאום, מופע, סרטון וידאו).

חשוב מאד להתייחס לכיבוד, לוודא שתהיה מוזיקה שתיצור אווירה מתאימה לאורך כל הדרך, לבדוק שישנם מספיק מקומות חניה במקום וכמובן, לא לשכוח לברר כי למקום ולכל נותני השירות יש ביטוח ושהם פועלים בצורה מסודרת. אלו משימות רבות וכחברת הפקות, אנחנו דואגים לכל אלה.

אל תשכחו לתעד את הכנס

הכנס שלכם אמנם יסתיים באותו היום, אך תוכלו לשמור אותו בזיכרון לזמן רב. הקפידו לתעד את הכנס ולהעלות תמונות ברשת החברתית כך שהמוזמנים שלכם יוכלו לצפות בעצמם. תוכלו להשתמש בתמונות לפרסום הכנס הבא (כשיהיה) וכדי להעלות את המורל מול המשתתפים.

תיעוד יכול להתבצע בתמונות ובווידאו כאשר תוכלו לדאוג גם לצילומי מגנטים כך שהמשתתפים יוכלו להצטלם להנאתם ולקחת איתם מזכרת מהכנס. ההשקעה שלכם שווה המון ותרצו שהיא תישמר לאורך שנים רבות. פעמים רבות צלם אחד יספיק לאירוע, אך אם המקום גדול ומספר המוזמנים רב, תרצו שיעמוד לרשותכם צוות.

אז עד הפקת הכנס הבא, אנו מזמינים אתכם לקרוא מאמרים נוספים במדור שלנו "כדאי לדעת" בו תמצאו עשרות מאמרים מרתקים בתחומים שונים לשירותכם.