המומחה: מדריך שמרני

אחד החידושים המדוברים ביותר באופיס 2007 הוא פורמט המסמכים החדש בו הוא משתמש כברירת מחדל - OpenOffice XML. הוא נועד לשפר את התאימות של מסמכים שנוצרים באמצעות יישומי אופיס ומיקרוסופט אף מנסה להפוך אותו לתקן ISO. נכון לעכשיו, נראה שמדובר בפורמט סגור ואנטי תחרותי לא פחות מפורמט המסמכים הקודם של אופיס, וחשוב לבחון את האפשרויות האחרות לשמירת מסמכים ביישומי אופיס 2007 השונים.

שמירה בפורמטים הישנים

האפשרות הקלה ביותר להבטחת התאימות של המסמכים שלכם היא שמירה בפורמט המסמכים הישן של אופיס, זה שהיה בשימוש בגירסאות אופיס 97 עד אופיס 2003. בתפריט השמירה של כל היישומים החדשים מופיעה אפשרות כזו. תחת וורד 2007, לדוגמה, לחצו על החץ שליד האפשרות Save As, ובחרו ב-Word 97-2003 Document. כמה מהפיצ'רים באופיס 2007, כמו עיצובי התמונות החדשים, לא ישמרו בפורמט זה. כשתערכו מסמך שנשמר בסיומת הישנה, הם לא יוצגו ב-Ribbon.

אם אתם עוברים בין גירסאות אופיס שונות לעיתים קרובות, רצוי להשתמש בפורמט הישן באופן קבוע. מתוך התפריט אופיס, לחצו על Options ובחרו בקטגוריה Save בצד שמאל. באפשרות הראשונה, Save files in this format, בחרו ב-Word 97-2003 Document (או באפשרות המקבילה עבור היישום בו אתם משתמשים).

אם תרצו לשמור מסמכים כקבצי טקסט רגיל (TXT) או RTF, לחצו על Other Formats, ותחת Save as type בחרו בפורמט הרצוי.

לחילופין, אפשר להתקין תוסף תאימות לגירסאות מוקדמות של אופיס, שיאפשר פתיחה של מסמכים שנשמרו בפורמט של אופיס 2007. התוסף יעבוד עם אופיס 97, אופיס 2000 ואופיס 2003, אבל לא יעזור למי שמשתמשים באופן אופיס או בתוכנה אחרת.

שמירה כ-PDF

קבצי PDF שימשו במקור את תעשיית הדפוס, ואיפשרו להעביר מסמכים להדפסה בצורה אמינה. היום הם משמשים כפורמט מקובל להעברה של כל מסמך המיועד לקריאה בלבד. קבצי PDF יראו אותו דבר כמעט בכל פלטפורמה, אבל אי אפשר לערוך אותם לאחר שנוצרו, ולכן הם לא מהווים תחליף לפורמט המסמכים הרגיל.

יישומי אופיס 2007 היו אמורים להציע אפשרות מובנית ליצירת קבצי PDF, אבל עקב סכסוך משפטי עם חברת Adobe, בעלת תקן PDF, החליטה מיקרוסופט להוציא את הפיצ'ר הזה מהחבילה הרגילה של אופיס 2007, ולהפיץ אותו במקום זאת כתוסף חינמי. אחרי התקנתו, תתווסף לתפריט השמירה של כל יישומי אופיס 2007 אפשרות לשמירה כ-PDF. שימו לב שהורדת התוסף מחייבת בדיקת WGA.

למחוק

שמירה כ- OpenDocument

תקן OpenDocument, שפותח על ידי אנשי פרוייקט אופן אופיס, הוא תקן מסמכים פתוח ונפוץ, וכמעט כל חבילת יישומים משרדיים תומכת בו - מלבד אופיס. אם אתם רוצים לשמור לעצמכם את האפשרות לפתוח את המסמכים שלכם גם הרבה אחרי שהמונופול של מיקרוסופט יקרוס והפורמטים הסגורים של אופיס יהיו קיימים רק כזיכרון לא נעים, שמרו אותם בפורמט OpenDocument.

הפרוייקט העוסק בהתאמת יישומי אופיס לפורמט OpenDocument (הפועל במימון מיקרוסופט) הספיק כבר לשחרר תוסף תאימות לפורמט OpenDocument Text, ותוסף דומה לפאוורפוינט ואקסל צפוי לצאת עד סוף השנה. אחרי התקנת התוסף, תתווסף לתפריט אופיס של וורד 2007 אפשרות לייצוא מסמכים לפורמט OpenDocument Text, ולייבוא מסמכים שנשמרו בפורמט הזה.

עוד במומחה

מחר במומחה: כתיבה לבלוג מתוך וורד 2007.

אתמול במומחה: כך תפיקו את המיטב מרשימת הקבצים האחרונים שנפתחו באופיס 2007.