המומחה: Gmail מנהל את החיים

גוגל מציעה הרבה מאוד כלים מקוונים שעוזרים לעשות הרבה מאוד דברים, אבל דווקא לניהול משימות ורשימות היא לא מציעה שום פתרון מלא. עם זאת, Gmail יכול לספק לנו את כל מה שאנחנו צריכים גם בתחום הזה.

רשימות ב-Gmail

אם לוקחים צעד אחורה ובוחנים את כל הכלים ש-Gmail מציע מחוץ להקשר של דואר אלקטרוני, מגלים שהוא מתאים מאוד גם לכמה שימושים אחרים. למשל, Gmail עושה עבודה נהדרת ככלי קיבול לרשימות ומחשבות קצרות.

הסוד הוא שאפשר לשלוח אל התיבה המקוונת רשימות מכל מקום, רק צריך גישה למייל. אם עברה לכם בראש מחשבה שאתם לא רוצים לשכוח, שלחו לעצמכם הודעה לחשבון הרשימות שלכם ב-Gmail מכל מחשב שנמצא באזור או מטלפון סלולרי.

הסוד השני הוא שאת המיילים הללו ניתן לתייק אוטומטית בעת השליחה, וכך לשמור על הסדר בלי הרבה טרחה. למשל, אם הכתובת של ה-Gmail שלכם מתחילה ב-john.doe, הוסיפו לה את הסימן "+" ואת שם התווית אליה אתם רוצים לתייק את ההודעה. אם תשלחו רשימה לכתובת john.doe+ideas@gmail.com, היא תתוייק אוטומטית בתווית Ideas.

הבלוגר הנרי ליין מתאר כיצד שיכלל את השיטה הזו באמצעות כמה פיצ'רים מתקדמים יותר. לדוגמה, הוא הוסיף לרשימת הכתובות שלו קיצורים לכל התוויות, כדי שיוכל לשלוח לעצמו רשימות ומחשבות מתוך Gmail, ולוודא שהן תתוייקנה בתווית הנכונה בעזרת מספר הקשות מקלדת בודדות.

ניהול משימות בשיטת Getting Things Done

אם אתם מנהלים את הזמן שלכם בשיטת GTD (שמשום מה לא זכתה להרבה תשומת לב בקרב גיקים בישראל), יש דרכים מעניינות ליישם את עקרונות השיטה ולנהל רשימת משימות עם Gmail. הבלוגר בריאן מורדאו כתב מאמר קצר בו הוא מתאר כיצד הוא משתמש בתיבה בסגנון GTD, והתוסף GTDGmail יוסיף לה כמה פיצ'רים מאותו עולם המושגים, שיקלו על הוספת הקשרים, שליחת תזכורות למשימות או ביצוע סקירות.

ניהול מספר חשבונות במקביל

אם השתמשתם בכמה מהטיפים שהוזכרו בכתבות המומחה האחרונות, ייתכן שיצרתם לעצמכם מספר חשבונות Gmail שונים כדי לא לזבל את חשבון הדואר הראשי שלכם בקבצים ורשימות. כדי להקל על השימוש בכמה חשבונות בו זמנית, התקינו את התוסף Gmail Manager, שבין היתר, מאפשר לעבור בין התיבות השונות בלחיצה אחת.

עוד במומחה

בשבוע הבא במומחה: ויסטה.

אתמול במומחה: הצפנה ב-Gmail.