איך להימנע מפדיחת מייל: 4 טיפים

ריק

פתיח

פדיחות אימייל, פנים רבות להן. מי מאיתנו לא חווה לפחות פעם אחת את רגע האימה המשתק, בו הוא קולט שלחץ על כפתור ה-Send שנייה אחת מוקדם מדי, לפני שהספיק לתפוס שהמייל לא מיועד לאדם הנכון, או שהוא כולל מידע שהיה עדיף לנמען לא לקבל?

מצידו השני של המתרס, גם להציג פרזנטציה בחדר ישיבות כשלפתע צצה לעיני כולם הודעה מאמא (או אבא) ובה שורת הנושא: "Fw: Fw: Fw: טיפול חדשני בהתקרחות" - גם זו אינה בדיוק סיטואציה מלבבת.

לכן, הדרך הטובה ביותר לחסוך מעצמכם מצבים מעין אלה היא מניעה מוקדמת. הקדישו רגע אחד של מחשבה לפני שליחת מייל או צרו פילטרים למיילים נכנסים, ובמקרה הגרוע ביותר - השתמשו מייד בכלי לביטול שליחת המייל.

לא יודעים או לא זוכרים איך לעשות זאת? הנה כמה טיפים לרענון הזיכרון:

1. המציאו כינויים לבעלי שמות דומים

רוב תוכנות האימייל מציעות היום תכונה שימושית - השלמה אוטומטית. אתם רק מתחילים להקליד את השם, וכבר הוא קופץ לכם. נהדר? לא תמיד.

נניח שרצה המקרה והבוס שלכם חולק אותו שם כמו בן הזוג, או שהאקסית עונה לאותו שם כמו אמא. אתם מתחילים להקליד את השם, לא שמים לב להשלמה האוטומטית ואופס - המייל שבו ריכלתם על הבוס מגיע ישירות אליו, או שהמייל לאמא מגיע דווקא לאקסית. קצת פחות נהדר.

הדרך הטובה ביותר למנוע פדיחות השלמה אוטומטית כאלה היא יצירת כינויים. החליפו את שמה הפרטי של אמא בכינוי Mom, את שמו הפרטי של הבוס בכינוי Boss וכו'. תוכלו לעשות זאת בכל תוכנת מייל, על ידי עריכת שמותיהם של אנשי הקשר.

שימו לב: הכינוי שתבחרו גלוי לעיניו של איש הקשר, כך שזה לא המקום לבדיחות פרטיות או סגירת חשבונות. בחרו בכינוי ענייני בלבד.

2. פילטרים: לחסום את המצגות מאמא

מחקרים בלתי מדעייים בעליל שביצענו בעצמנו מצביעים על כך ש-99% ממצגות הפאואר-פוינט, הודעות שרשרת וכל מייל בלתי רלוונטי אחר שמועבר אלינו ב-Fw, נשלח על ידי אחד מבני המשפחה מדרגה ראשונה, להלן: אבא או אמא.
 

אם גם אתם סובלים מהתופעה, אתם יודעים בדיוק איזו דילמה היא מציבה בפנינו: מצד אחד, לא נעים לחסום את אמא. מצד שני, כל ההעברות האלה עשויות להטריד, שלא לדבר על סיטואציה בה אתם מדגימים לבוס שלכם רעיון נהדר, כשלפתע קופצת לכם הודעה עם שורת נושא מפדחת.

למרבה המזל, יש פתרון אלגנטי לבעיה: פילטרים. כך תשתמשו בהם:

1. היכנסו לתפריט ה-Settings בג'ימייל, ובחרו בפילטרים.
2. בחרו ביצירת פילטר חדש, ובשורת הנושא הזינו את המלים fwd OR fw.
3. צרו את הפילטר, ובחלון החדש שייפתח סמנו את  האופציה Skip Inbox.
4. באותו חלון בחרו גם בחירת תווית למיילים שיסוננו, על ידי לחיצה על Apply Label. קראו לתווית החדשה בשם Forwards, ולחצו על Create.

כעת תראו שהתווספה לכם תווית חדשה בצד העמוד, לשם יגיעו כל המיילים הנושאים בשורת הכותרת את המלים Fw או Fwd, תוך כדי "דילוג" על האינבוקס. אל תשכחו להציץ בתווית מדי פעם, כדי לראות שלא פספסתם במקרה משהו חשוב.

3. הכניסו את שם הנמען בסוף

טיפ ותיק ושימושי זה לא מצריך מכם שום דבר, פרט לשינוי הרגל. הנטייה הטבעית של כולנו בכתיבת מייל חדש היא ללכת לפי הסדר: להכניס את שם הנמען, אחר כך את שורת הנושא ולבסוף את גוף המייל.

אך דווקא ההרגל הזה עלול לסבך אותנו בצרות, במקרה שלחצנו אוטומטית על כפתור ה-Send וגילינו שנייה אחר כך ששכחנו להוסיף מידע חשוב, או כיתבנו בטעות מישהו שלא אמור היה להיות מכותב.

לכן עדיף תמיד להתחיל קודם כל משורת הנושא וגוף ההודעה, ורק בסוף - לאחר שעברתם על תוכנה של ההודעה - להכניס את כתובת הנמען.

4. Undo לג'ימייל: לבטל שליחת מייל

פונקציית ה-Undo לג'ימייל אינה חדשה, אך אם היא אינה מותקנת אצלכם, למה בדיוק אתם מחכים? הפיצ'ר השימושי הזה מאפשר לכם לאחזר כל מייל ששלחתם באמצעות ג'ימייל, עד 30 שניות מרגע הבחירה.

כדי להפעילו, היכנסו ל-Settings, ובחרו בלשונית Labs. גללו מטה עד שתמצאו את Undo Send, ולחצו על Enable. אם הג'ימייל שלכם בשפה העברית, העבירו אותו לשפה האנגלית ב"הגדרות", ובצעו את התהליך. לאחר השמירה, תוכלו לחזור חזרה לעברית.

לאחר ההתקנה, אתם יכולים לבחור את מספר השניות המקסימלי במהלכו תוכלו לבצע את האחזור - 5, 10, 20 או 30 שניות. כדי לבחור את פרק הזמן היכנסו שוב ל-Settings, בחרו בלשונית General וחפשו את Undo Send.

שימו לב: כדאי לשלוח לעצמכם מייל ולאחזר אותו כדי לראות איך זה עובד. אם תשלחו מייל ותאחזרו אותו תוך 30 שניות כשהנמען בדיוק יושב מול המחשב, יש סיכוי טוב שהזמן הזה יספיק לו כדי לקרוא את המייל ששלחתם, או את חלקו.