בעקבות הזמן האבוד

"יש, למעשה, רק שני דברים שיש לדעת על ניהול זמן: א. אין לך שליטה על מתי אתה נולד ומתי אתה מת. ב. כל מה שבין נקודות אלה נתון למשא ומתן" (לארי פירסן)

כן, גם אני קראתי את "מי הזיז את הגבינה שלי" ואת "אבא עשיר / אבא עני". גם לי זרקו הבטחות בכריכה רכה כי אתעשר ברגע, אגלה את האני-האמיתי-שבתוך-תוכי, אנצח את השיטה, אהפוך למיליונר במשחק פירמידה ואוציא לאור את הספר "סודות הבישול של לורנה בוביט". גם אני שילמתי 89.90 על ספר שהבטיח להרחיב את עולמי וכל שעשה הוא לצמצם את חשבון הבנק שלי. זה לא עזר.

אני בספק אם חייו של מישהו באמת השתנו מן הקצה אל הקצה בעקבות ספר לחיים טובים. מצד שני, כך למדתי, יש דברים רבים, פשוטים ומובנים מאליהם, שנמצאים לכולנו בתודעה אך כדי להפכם למציאות יש לומר אותם בקול רם ובמלוא תשומת הלב. בסמינר 700 השקלים שעברתי השבוע (וממנו אני מדליף ברגעים אלו ממש), למדתי שהדברים האלו יכולים לחולל שינוי. לא מן-הקצה-אל-הקצה, אבל שינוי. כל זאת, כמובן, בהנחה שאתם באמת רוצים בכך ומתכוונים לעשות כל שיידרש בכדי לנסות את זה.

שתי המלצות קטנות לפני שאתם מתחילים במסע: קראו את הדברים בראש פתוח, ואם אתם באמת מעוניינים בשינוי, עשו זאת בכוונה וברצון אמיתי. המלצה נוספת היא פשוט להדפיס את הכתבה ולשמור אותה גם לאחר הקריאה בהישג יד. תנו לזה שבועיים, אם זה באמת יחולל בחייכם את השינוי המתבקש - אתם יודעים למי לשלוח את הצ'ק.

כלל 1: כתבו את המטרות הגדולות שלכם

הצעד הראשון הוא חובה. בעולם העסקים קוראים לזה "תוכנית רב שנתית", והיא המניחה את הקווים המנחים, המדיניות, לפיה פועלת החברה. במקרה שלכם, אתם פשוט צריכים לרשום, פיזית, מה המטרות שלכם בחיים.

1. פיתחו מסמך Word ורשמו בו את הכותרת "מטרות". נשמע מפדח? בסקר שנערך בארה"ב הסתבר כי רק ל-3 אחוזים מהאוכלוסייה הבוגרת יש מטרות מוגדרות וכתובות. עוד הסתבר, ששלושת האחוזים הבודדים הללו משיגים כמעט פי 5 מאנשים בעלי רקע והשכלה דומים. בקיצור, תתחילו לרשום.

2. מתחת ל"מטרות" רשמו בסדר אקראי את הדברים שהייתם רוצים להשיג. בדיוק, לא בערך. תתפרעו. מותר לרשום "להיות מיליונר" וגם "לצאת עם דוגמנית". אלו השאיפות שלכם ואלו הדברים שתצטרכו להפוך למציאות.

דוגמה: "1. הייתי רוצה לסיים תואר ראשון במשפטים. 2. הייתי רוצה להרוויח פי 2 ממה שאני מרוויח כרגע. 3. הייתי רוצה ללכת פעמיים בשבוע למכון כושר". הקדישו לעניין כמה דקות. "כשאתם מנסחים בכתב את השאיפות והפנטזיות שלכם", מסבירים בקורס, "אתם הופכים אותם למטרה מוחשית". ללמוד צילום, למשל, היא מטרה שיכולה להפוך למציאות - ומיד.

3. תנו לכל החלטה תאריך יעד אחרון. דוגמה: "תואר במשפטים: עד גיל 26". בלי תאריכי יעד, המטרות שלכם הן תיאורטיות בלבד. כשאתם נותנים לשאיפות שלכם ביטוי בכתב ותאריך יעד - הן הופכות לברות ביצוע. וממילא תוכלו אחר כך לשנות את מה שכתבתם.

4. מתחת לכל החלטה רשמו את הדברים שאתם צריכים לעשות בכדי לממש אותה. במקרה של "לסיים תואר במשפטים", זה עשוי להיות: להשלים בגרויות/לעשות פסיכומטרי, לבדוק אוניברסיטאות/מכללות, לדבר עם חברים שלומדים כבר, ללכת לייעוץ מקצועי, להירשם ללימודים.

5. סדרו את הרשימה הגדולה שיצאה לכם על פי סדר עדיפויות. אלו הדברים שאתם צריכים לחשוב עליהם: מה חשוב לי יותר, מה אני צריך לעשות קודם ומה אפשר לדחות.

את המסמך הזה שמרו והדפיסו. בקורס ממליצים להביט בו בכל בוקר ולבחון מה עשיתם כבר כדי להשיג את המטרות שלכם ומה עוד יש לעשות. "אחד הדברים הכי מאושרים שיקרו לכם", תיארה המרצה, "הוא הרגע בו תסמנו קו על מטרה שבוצעה במלואה". הסיפוק, לדבריה, "הוא תמריץ בלתי ייאמן לביצוע שאר הדברים. מה שקורה לאלו שמאמצים באמת את השיטה הוא שהם הופכים 'מכורים' להצלחות. מכורים לסיפוק שב'חיסול מטרות'. אם חסרות לכם הוכחות, בדקו איך כל החברות המצליחות במשק פועלות. מדובר באותה השיטה בדיוק, והדבר מוכיח את עצמו מדי יום".

כלל 2: תכננו כל יום מראש

הצעד הזה הוא קשה בהרבה מהראשון ודורש עבודה והתמדה. עם זאת, בקורס מבטיחים שהוא "שווה את משקלו בזהב".

אחרי שכתבתם את המטרות הגדולות שלכם לשנים הקרובות, נותרו רק כל המטלות הקטנות שמפריעות לכם בדרך: להוריד את הזבל, לקחת את הגרביל לווטרינר, לקשקש בטלפון עם חבר משועמם ולהסיע את האח הקטן לחוג הקראטה שלו. המשימות הקטנות מבזבזות זמן, אבל חייבים לעשות אותן.

בשביל זה, מסבירה המרצה, עליכם לתכנן את היום שלכם, מראש ולפרטי פרטים. "כל דקה שתשקיעו בתכנון היום שלכם תחסוך לכם עשר דקות בביצוע" היא אומרת.

בכל ערב הקדישו 10 דקות כדי לרשום את רשימת המשימות שלכם למחר, ואת רשימת הפגישות שלכם, עם השעה והמקום. עכשיו, במקום לחשוב על משימות בסדר כרונולוגי חשבו עליהן בסדר חשיבות, את המחשבה "מה צריך לעשות" החליפו ב"מה יהיו ההשלכות אם לא אעשה את זה".

לכל משימה תנו דירוג על פי הסדר הבא:

א. המשימות הגדולות של היום, שאם לא תעשו אותן יהיה לדבר מחיר כבד. למשל, הגשת דו"ח חיוני, פגישה חשובה או מבחן.

ב. דברים שאתם צריכים לעשות, אך אם לא תעשו הנזק לא יהיה היסטרי. התקדמות בעבודה להגשה, למשל, או קנייה של מתנה.

ג. משימות שכדאי לעשותן - אך לא יקרה כלום אם תדחו אותן, כמו לסדר את החדר, או לדבר עם הבן דודה. אם יש יותר מסעיף מוביל אחד, מספרו את הסעיפים הנוספים על פי חשיבותם. אם מצטרפות משימות נוספות במהלך היום - הוסיפו אותן לרשימה.

החוק היחיד: לעולם לא מבצעים פעולה בעדיפות ב' או ג' לפני שכל המשימות המובילות בוצעו. לאחר סיום משימה מסמנים אותה כ"בוצעה" ועוברים למשימה הבאה.

ולמה לעשות את זה כבר בערב של היום הקודם? "במהלך הלילה התת-מודע שלכם עובר על הרשימה הזאת", מסבירה המרצה, "וביום למחרת תראו שהדברים מסתדרים לכם מעצמם. פתאום תבחינו בכשלים אפשריים בתוכניות שלא חשבתם עליהם קודם, ויותר מפתיע - תמצאו שיש לכם פתרונות יצירתיים להכל".

מדי יום בדקו אם לפחות חלק מהמשימות שלכם תרמו ל"מדיניות" שרשמתם בצעד מס' 1. אם לא, הפיקו את הלקחים ליום למחרת.

כלל 3: סדרו את שולחן העבודה שלכם

תנו מבט בשולחן העבודה שלכם. על זה אתם אמורים לעבוד? פלא שאתם מנסים לדחות את העבודה עד שכבר אין ברירה?

"השולחנות של כולנו מבולגנים חלק גדול מהזמן", קובעת המרצה בהחלטיות, "זה קורה בגלל עצלות ובגלל שאנחנו מנסים לחסוך את זמן הסידור. מה שקורה בפועל הוא שהבלגן מצטבר ומשפיע עלינו מוראלית ונפשית: "המשפט סדר בשולחן הוא סדר בראש הוא אינו אמרת שפר. אנשים מסודרים יותר מספיקים יותר, וזאת עובדה".

קל יותר להגיד מאשר לעשות. בלגניסטים אמיתיים יודעים כי לשמור על סדר בשולחן העבודה היא משימה לא פחות קשה מאשר לפענח מה קורה בסרטון הפורנו של פריס הילטון. עם זאת, יש למרצה דרך מעניינת להתמודד עם העניין: "לכו לאחת מחנויות הציוד המשרדי ועשו שופינג מטורף. כשיהיו לכם מתקנים לסידור כל דבר, יהיה לכם הרבה יותר קשה לשמור על הבלגן הקיים".

מיותר לציין כי שולחן מסודר הוא תשתית מעולה לעבודה פרודוקטיבית. כשיהיה לכם נוח ונעים לעשות את העבודה שלכם גם תוכלו להתחיל ולסיים אותה מוקדם יותר, ולהתפנות לשאר הדברים שאתם רוצים לעשות באמת.

כלל 4 : בשביל מה אתם עובדים באמת

בשביל מה אתם הולכים לעבודה בכל בוקר? התשובות על כך לא מעטות. חלק מהאנשים עובדים בשביל האתגר, חלק למען התקדמות בקריירה וחלק בשביל הפרנסה בלבד. אצל הרוב, מדובר בדרך כלל בתמהיל בין השלושה.

"צורת המחשבה שלנו צריכה להיות 'איך אני אעבוד פחות ואעשה יותר" מפרטת המרצה. "אנחנו עובדים בשביל ליהנות מפירות ההצלחה, הלא כן? מצד שני, אנחנו עובדים כל החיים. אז מתי נהנה מהפירות הללו? כשנזדקן ולא נוכל ליהנות מהם באמת?".

עבדו יעיל יותר בכדי להספיק יותר במעט זמן. זכרו – אתם עובדים בכדי להגדיל את הזמן הפנוי שלכם, לא להיפך.

ובפעם הבאה: מצאו את השעות הטובות שלכם, מנוחות יזומות, מטלות שנואות, פיזור משימות, תכננו את יום העבודה והכי חשוב - תיהנו מהזמן שהתפנה.

כלל 5: מצאו את השעות הטובות שלכם

לכל אדם יש שעות שבהן הוא עובד טוב יותר. מרבית האנשים נמצאים במיטבם בשעות הבוקר, לאחר שנת לילה ארוכה. אחרים פועלים טוב יותר אחר הצהריים בערב. יש כאלה שמעדיפים דווקא את הלילה.

"הבעיה היא שלא כולם מודעים לשעות הטובות והפחות טובות שלהם", טוענת המרצה בקורס לניהול זמן. "דווקא סטודנטים עולים על העניין מהר יותר, כשפתאום בשעות מסוימות קצב ההתקדמות שלהם עולה במאות אחוזים".

המסקנה: מצאו את השעות הטובות ביותר שלכם, ונצלו אותן לחיסול משימות מורכבות. אין לכם מושג מתי אתם הכי אפקטיביים? כנסו למנהרת הזמן: מתי בצבא הייתם הכי יעילים? מתי היה לכם הכי נוח ללמוד לבגרויות ולמבחנים? מה הדבר הראשון שאתם רוצים לעשות בבוקר: לחייך לעבר העננים, לגלוש באינטרנט, או לכתוב מסה של 3,000 עמודים? ענו על שאלות אלו ונסו לנווט את שעות העבודה שלכם לפיהן.

כלל 6: בצעו מנוחות יזומות

עם כל הכבוד למוטיבציה, כולנו בסופו של דבר חיים לפי לעקרונות פיזיקאליים בסיסיים. כשנגמרת לנו האנרגיה, למשל, או כשאנו עייפים מדי, אנחנו מפסיקים לתפקד. גם אם ישלמו לנו פי שלוש וגם אם המשימה מאוד חשובה וכולם סומכים עלינו.

מצד שני, עם כל המשימות במהלך היום, למי יש זמן לנוח? התשובה היא, כמובן: למי שרוצה להיות יותר יעיל. על אף שזה עשוי להישמע מוזר, הפסקות יזומות עשויות בהחלט לחסוך לכם הרבה מאוד זמן. הן מרגיעות את המוח, מחדדות את המחשבה ומכינות את הגוף לעוד שעות של עבודה רצופה.

איך תעשו הפסקות יזומות? "תקראו לזה 'פגישה עם עצמכם'", מסבירה המרצה, "תרשמו את זה בלו"ז שלכם כמו כל פגישה רגילה עם הבוס או ישיבת צוות". ומה לעשות בהפסקות הללו? "לא כדאי לצפות בטלוויזיה או להתחיל לשוטט סתם באינטרנט" היא ממליצה. "נצלו את הזמן בלהישען אחורה ולנוח, לכתוב משהו, לקרוא עיתון, לשמוע מוסיקה בעיניים עצומות או לצייר – כל דבר שלא ימשוך אתכם לתוכו יותר מדי".

"בצעו לעצמכם בכל הפסקה כזאת תרגילי 'דמיון מודרך' - עשר דקות שלמות שבמהלכן תדמיינו את עצמכם עובדים ומצליחים להתקדם בפרויקטים שלכם, מצטיינים במבחנים ופוגשים את החברים שלכם. דמיינו את זה כאילו זה קורה עכשיו. ההשפעה על העבודה אחר כך תהיה משמעותית מאוד". בנוסף, ממליצה המרצה לקחת ימי חופש תכופים, אם ישנה אפשרות אפילו יום אחד בשבוע של מנוחה אמיתית. "נתקו את הטלפונים וסעו לבד או עם חברים למקום שקט. הזמן שזה ייקח לכם ישתלם".

כלל 7 : את הדברים שאתם הכי שונאים, עשו בהתחלה

מה הדברים שאתם הכי פחות אוהבים לעשות? האם זה שינון של מידע מסוים? אימון כושר במכון, או שמא בכלל לקום מהמיטה?

השיטה הטובה ביותר היא להיפטר מהם ישר על הבוקר. את אימון הכושר, למשל, נסו לעשות בבוקר, גם אם המשמעות היא לקום קצת יותר מוקדם. כל היום תלווה אתכם הרגשה הטובה שנפטרתם מהמשימה המרגיזה, ובנוסף פיניתם לכם זמן יקר בשעות הערב העמוסות.

צעד 8 : בצעו כל משימה בנפרד

התמקדו בכל משימה בנפרד - התחילו וסיימו אותה. פלרטוט בין משימות, על אף שעל פניו הוא נראה כניצול מקסימאלי של הזמן, הוא האשם ברבים מבזבוזי הזמן בעבודה. כשאתם חוזרים לפרויקט שעזבתם, כבר לא מונח מולכם כל חומר העבודה, אין בכם את אותה התלהבות שהיתה בהתחלה והמשימה הופכת למטלה אחת מתוך רבות.

קחו משימה, התחילו וסיימו אותה. הדבר ייתן לכם מוטיבציה להמשיך בהצלחה למשימה הבאה ויחסוך לכם זמן יקר.

כלל 9: מצאו את "גוזלי הזמן" שלכם

זה עשוי לבוא לכם כהפתעה, אבל את מרבית הזמן שלכם אתם לא שורפים בעבודה. שיחות טלפון, בדיקת אימיילים ושיחות חולין הם האשמים העיקריים בשריפת הזמן שלכם. מצד שני, אתם ממש נהנים מהם. אז מה עושים?

מגבילים. תכננו לכם שעה מוגדרת ביום, עדיף בערב, לשיחות טלפון. בזמן הזה, בצעו את כל השיחות הלא דחופות שדחיתם כל היום, כך גם לגבי שיחות החולין המשרדיות. לגבי האימיילים, שימו לב לתוצאות הסקר האחרון של מיקרוסופט בנושא הספאם: כל משתמש אימייל בעולם מבזבז 10 דקות ביום בממוצע על מחיקת דואר זבל. דאגו להתקין תוכנה שתחסוך לכם את כאב הראש הזה. 10 דקות ביום הן 60 שעות בשנה, שמתבזבזות על שטות מוחלטת.

כלל 10: נצלו היטב את הזמן שהתפנה לכם

זה הזמן להסתכל שוב על רשימת המטרות של צעד 1 ולהתחיל מיד לבצע.

וטיפ אישי אחד לסיום: ברגעים של שבירה תנו הצצה בסדרת המתח "24". תראו מה החבר'ה שם מספיקים לעשות ביממה ותפנימו - תמיד אפשר לשאוף ליותר. עכשיו, אתם יודעים גם איך. בהצלחה.

"אם אני לא חוזר תוך חמש דקות... חכו עוד" (אייס ונטורה)