6 טיפים למצגת מושלמת

כולנו היינו שם – מצגות פאוורפוינט אינסופיות, 150 מילים לשקופית, ומנהל נפוח שבוהה בקיר שמולו ומדקלם את תוכן המצגת מילה במילה.

הבשורה הטובה היא שזה לא חייב להיות ככה. הגיע הזמן לשבור את המיתוס: אפשר לבנות מצגות קצרות, אפקיטיביות, מעניינות ופוגעות. בשביל לעשות את זה אתם צריכים לשכוח, ממש ברגע זה, את כל מה שלמדתם וראיתם אצל אחרים - ופשוט לעקוב אחר כמה כללים פשוטים.

יוצאים לדרך.

רעיון אחד לשקופית

אל תבזבזו את המילים שלכם על המסך – אם יש לכם משהו להגיד, אמרו אותו בעצמכם, בקול שלכם. השתמשו במצגת בשביל להדגיש רעיונות בודדים, באמצעות תמונה, תרשים, או משפט קצרצר. פסקאות טקסט ארוכות יגררו נחירות וניקורים, ורשימת נקודות רק תספק ליושבים מולכם יעד מוגדר אליו יוכלו לבהות. השקפים נועדו לתמוך בכם ולעזור לקהל להבין אתכם, לא להפוך אתכם למיותרים.

תכננתם להדפיס את המצגת ולחלק אותה לכל מי שהחמיץ את השיחה? אם הכנתם מצגת טובה, הם לא יוכלו להבין ממנה כלום בלי הקריינות שלכם. במקום לחלק את המצגת עצמה, חברו מסמך במעבד תמלילים עם כל הנקודות עליהן אתם מתכננים לדבר, וחלקו אותו במקום. כתיבת המסמך תעזור לכם להתמקד בנושאים החשובים, מבלי להעמיס טקסט מיותר על המצגת. זכרו - כלל הבסיס הוא שכל מילה נוספת מורידה מעוצמת המסר.

בלי אפקטים. בכלל.

הקהל בא בשביל לשמוע אתכם – ולא בשביל לצפות בתצוגת תכלית של פאוורפוינט. בלי אנימציה, בלי מעברים, בלי אפקטים קוליים. במקרה הטוב, הגימיקים האלה גונבים ממכם את תשומת הלב ומשכיחים את המסר שאתם מבקשים להעביר. במקרה הרע, הם מעליבים את הקהל שלכם ומעמידים אתכם באור מגוחך.

שמעתם את העצה הזו בעבר, אבל אתם לא יכולים להתאפק? חפשו דרכים אחרות להכניס עניין בשיחה. ספרו בדיחות, השתמשו בקריקטורות, התחילו את המצגת בריקוד המקרנה. לפחות הקהל שלכם לא יירדם. את הטריק המגניב הזה עם הדף המסתובב כולם כבר ראו מיליון וחצי פעם, וגם אז - הוא היה די צולע.

קליפ ארט? לא של אופיס

אחרי כל כך הרבה שנים, תמונות הקליפ ארט שמגיעות עם תוכנות אופיס הפכו לקלישאות. ביחד איתן, גם העיצובים, שילובי הצבעים, ושאר מאפייני התצוגה הייחודיים של פאוורפוינט הפכו לסימן היכר למצגות משעממות.

במקום להשתמש בתמונות ובאיורים של אופיס, חשפו תמונות מקוריות ומעניינות יותר באינטרנט. נסו את אתרי התמונות החינמיים הבאים: MorgueFile‏, ImageAfter‏ ו-stock.xchng, או לחלופין, השתמשו בתמונות מפליקר עם רישיון שימוש שמאפשר זאת.

האשמה היא לא רק בתמונות הקליפ ארט – גם התבניות והעיצובים של פאוורפוינט מתפקדות כתמרור אזהרה. שאבו השראה מאתרי אינטרנט שאתם אוהבים, והשתמשו באותם עקרונות כדי לעצב תבנית מצגת חדשה. השתמשו בצבעים צעקניים בחסכנות, והשאירו כמה שיותר שטחים ריקים.

האשמה היא לא רק בתמונות הקליפ ארט – גם התבניות והעיצובים של פאוורפוינט מתפקדות כתמרור אזהרה. שאבו השראה מאתרי אינטרנט שאתם אוהבים, והשתמשו באותם עקרונות כדי לעצב תבנית מצגת חדשה. השתמשו בצבעים צעקניים בחסכנות, והשאירו כמה שיותר שטחים ריקים.

מסך אחד לקהל, מסך שני בשבילכם

אם אתם מתעקשים לנצל את פאוורפוינט עד תום, יש לה כמה טריקים שימושיים יותר מאנימציות ומעברים. במחשבים ניידים שתומכים בריבוי מסכים, אפשר להציג על המקרן את השקופיות עבור הקהל, ועל המחשב הנייד להציג מסך בקרה מפורט, שיציג לכם את כל המידע שאתם צריכים במבט אחד.

מסך הבקרה הזה מחליף את שני החברים הטובים ביותר של המציג המנוסה – תדפיס של כל השקופיות, ושעון יד. במסך תוכלו לראות תמונות מוקטנות של השקופיות הבאות, את ההערות שכתבתם לכל שקופית, ואת הזמן שנמשכה המצגת.

כדי להפעיל את ריבוי המסכים, חברו את המקרן למחשב ופתחו את מאפייני התצוגה מתוך לוח הבקרה. תחת הלשונית Settings, בחרו את המסך השני וסמנו את השורה "Extend my windows desktop onto this monitor".

בתוך פאוורפוינט, בחרו את "Set Up Show" מתוך התפריט "Slideshow". תחת הכותרת Multiple Monitors, בחרו את המסך עליו אתם רוצים להציג את השקופיות, וסמנו את "Presenter View".

גיבוי גיבוי גיבוי

אם הגעתם לישיבה עם מחשב נייד אחד ובתוכו העותק היחיד של המצגת, אל תתפלאו אם חייזרים יחטפו לכם אותו מהיד לפני שתספיקו להיכנס לבניין. הגרוע ביותר תמיד קורה, וכדאי לכם להיות מוכנים אליו.

שמרו את המצגת בתקליטור, בזיכרון USB, או באינטרנט, ושלחו עותק באימייל למקום בו אתם מתכוונים להציג אותה. אם אתם ממש פרנואידים, אתם יכולים לייצא את המצגות שלכם לפורמט חיצוני, כמו PDF או S5, כדי שתוכלו להציג אותן אפילו על מחשבים שתוכנת פאוורפוינט בכלל לא מותקנת עליהם.

לארוז הכל כמו שצריך

תמונות, קטעי וידאו וקול, אפילו גופנים מיוחדים – לכולם יש מקום במצגות, כל עוד נעשה בהם שימוש מושכל. אבל את כל הנקודות שתרוויחו בזכות הפתיחה האלגנטית והישירה למצגת שלכם, תפסידו ברגע שתגיעו לשקופית שכולם חיכו לה ותגלו ששכחתם להעתיק את הקובץ של הסרט יחד עם המצגת.

לפאוורפוינט יש פתרון פשוט לבעיה הזו, ואתם רק צריכים לזכור להשתמש בו. בחרו את האפשרות "Package to CD" מהתפריט קובץ (בגרסאות ישנות של פאוורפוינט האפשרות נקראת "Pack and Go"), והגדירו את האפשרות הרצויות. תוכלו לבחור לכנס בתיקייה אחת את כל הקבצים שהשתמשתם בהם במצגת – כל הסרטים, התמונות, ואפילו הגופנים, שלא נשמרים כחלק מהמסמך.

אחרי שתסיימו, לחצו על "Copy to Folder…" כדי להעתיק את כל הקבצים בתיקיה בכונן הקשיח, ולשלוח אותם בכל דרך שתרצו למחשב בו תשתמשו בעת המצגת. פאוורפוינט אפילו יודעת לצרוב את התקליטור בעצמה – רק הכניסו תקליטור ריק לכונן ולחצו על "Copy to CD".